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mars 15, 2021
optimisation espace collaboration
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Mieux comprendre l’espace collaboratif en entreprise

Opter pour l’espace collaboratif en entreprise apparait aujourd’hui comme l’option la plus sensée que puisse faire un manager. Les raisons en sont nombreuses et vont bien au-delà du simple effet de mode.

S’il est assez aisé de proposer une définition de l’espace collaboratif, il est nécessaire d’en préciser les principaux éléments constitutifs afin d’en fournir une présentation à la fois juste et précise.

Ainsi, il ne serait pas juste d’indiquer qu’il s’agit d’un espace de travail sans préciser que c’est également un espace d’échanges et de collaboration entre plusieurs personnes. De même, une définition qui occulte la dimension digitale de l’espace collaboratif serait incomplète.

La mention des avantages de l’espace collaboratif permet également de justifier la raison pour laquelle cette option est de plus en plus pertinente en entreprise. L’intérêt de cette option réside dans le gain de temps, dans une meilleure adéquation aux déterminants du travail moderne et au-delà.

Apprenez ci-dessous tout ce qu’il faut savoir de l’espace collaboratif en entreprise.

L’espace collaboratif en entreprise : Qu’est-ce que c’est ?

Dans le cadre d’une entreprise, un espace collaboratif désigne une plateforme digitale intégrant un certain nombre d’outils professionnels et permettant aux acteurs qui y interviennent de fédérer leurs compétences et leur créativité au service d’un but commun.

Le travail qui y est abattu est peu ou pas hiérarchisé et la plateforme est accessible, même si les intervenants sont géographiquement distants les uns des autres. Pour bien saisir ce qu’est l’espace collaboratif en entreprise, il importe d’en dégager certains éléments principaux :

  • Il s’agit d’un espace professionnel ;
  • Il est dédié à des échanges et à la collaboration entre les équipes professionnelles ;
  • Il s’agit d’un espace digital.

Il faut également préciser qu’en raison de l’absence d’une réelle hiérarchie, un espace de collaboration en entreprise fait l’objet d’une responsabilité collective.

Un espace de travail

L’espace collaboratif en entreprise est presque systématiquement dédié à des activités professionnelles. Il s’agit donc avant toute chose d’un espace de travail dont l’objet est de renforcer la productivité de l’entreprise pour laquelle il est mis en place.

Un espace d’échanges

Les différents membres des équipes de travail présentes dans les espaces de travail collaboratif peuvent tenir des échanges sur les projets dont ils ont la charge et des discussions quant à leurs idées sur la manière d’aborder les défis qui y sont liés.

L’espace collaboratif intègre généralement des modules dédiés à la discussion ou encore au partage de documents afin de rendre possibles de tels échanges.

Un espace de collaboration

Outre la simple notion d’échange, l’espace collaboratif est conçu pour permettre le travail en commun, la répartition des tâches et les avancées coordonnées dans le cadre de la gestion de projet.

Il est ainsi possible, au sein de l’entreprise, de faire collaborer plusieurs intervenants de divers services, peu importent leurs situations géographiques. Il est également possible d’inclure des prestataires extérieurs ou même un client dans le processus collaboratif.

Cela permet de mener un travail d’équipe qui implique l’ensemble des acteurs concernés par le projet et d’aboutir ainsi à un résultat qui rend compte de l’intelligence collective des acteurs mobilisés.

Un espace virtuel

L’abolition des distances géographiques n’est envisageable dans le cadre d’un espace collaboratif en entreprise que par l’intermédiaire des atouts du digital. Une plateforme collaborative est donc nécessairement digitale et fonctionne au moyen de divers outils collaboratifs.

Ces outils peuvent prendre la forme :

  • D’un module de visioconférence ;
  • D’un module de messagerie instantanée permettant les discussions ;
  • D’un module de partage de fichiers entre les intervenants de l’espace collaboratif.

Cliquez ici pour en apprendre plus sur ces outils.

L’intérêt d’opter pour l’espace collaboratif en entreprise

Le partage de documents, d’informations ou encore d’idées dans le cadre du travail collaboratif présente de nombreux avantages que bien des entreprises ont déjà compris. Les principaux intérêts de cette option sont présentés ci-dessous.

Une adaptation aux mutations du travail

Les habitudes de travail connaissent depuis plusieurs années une évolution constante. Les progrès technologiques aussi bien que les transformations sociales ont accéléré cette modification des modes de travail.

L’option consistant à travailler ensemble permet de constater des gains de productivité qui la rendent préférable à toute autre alternative. Il est par ailleurs fréquent que de grandes distances séparent des intervenants impliqués dans un même projet professionnel.

En parallèle, les progrès réalisés en matière de technologie offrent une réponse complète aux problématiques ainsi soulevées. Dans un monde globalisé, caractérisé par un raccourcissement des distances et par une accélération des échanges, l’espace collaboratif en entreprise s’est érigé en nécessité.